Kde apostilovať a súdne preložiť verejné listiny?

Potrebujete apostilu, superlegalizáciu alebo nič?

O tom, či budete potrebovať apostilu, superlegalizáciu alebo žiadne vyššie overenie, rozhoduje krajina, v ktorej chcete dokument použiť, aj druh samotnej listiny. Pri niektorých verejných listinách sa vyššie overenie nevyžaduje vďaka predpisom Európskej únie alebo medzinárodným zmluvám Slovenska s inými štátmi.

Najskôr si však ujasnime pojmy:

• Apostila je jedna doložka, ktorou slovenský úrad potvrdí pravosť podpisu a pečiatky na listine. Uznávajú ju štáty, ktoré pristúpili k Haagskemu dohovoru z 5. októbra 1961. Slovensko je jeho súčasťou od 18. februára 2002.
• Superlegalizácia je viacstupňové overenie pre štáty, ktoré dohovor nepodpísali. Listinu postupne overí slovenský úrad, ministerstvo zahraničných vecí a nakoniec veľvyslanectvo cieľovej krajiny.

Kam doklad idete predložiť	Čo zvyčajne potrebujete
Krajina EÚ, doklad o osobnom stave (rodný, sobášny či úmrtný list, pobyt, výpis z registra trestov)	Nariadenie EÚ 2016/1191 ruší apostilu pri vybraných verejných listinách, nie však automaticky povinnosť prekladu. Ten môže byť potrebný, ak nie je k dispozícii vhodný viacjazyčný formulár alebo iná výnimka.
Krajina EÚ, iný doklad (diplom, vysvedčenie, plná moc, firemné listiny)	Nariadenie sa naň nevzťahuje. Apostilu často netreba, no overte si to u prijímajúceho úradu.
Krajina, s ktorou má Slovensko zmluvu o právnej pomoci	Pri niektorých listinách nič. Prehľad zmlúv zverejňuje Ministerstvo spravodlivosti SR.
Ostatné štáty Haagskeho dohovoru (napr. USA, Švajčiarsko, Japonsko)	Apostila
Štáty mimo dohovoru	Superlegalizácia

Poznámka: Zoznam štátov dohovoru sa mení, preto si vždy overte aktuálnosť informácií.

Kam s ktorým dokladom?

Apostilu vydáva zákonom určený príslušný orgán. Spravidla ide o orgán príslušného rezortu, ale existujú aj osobitné pravidlá a výnimky. Prekladateľská kancelária ani notár apostilu neudeľujú.

Takto sú úlohy rozdelené podľa Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí SR:

Váš doklad	Kto ho apostiluje
Rodný, sobášny, úmrtný list, potvrdenie o trvalom pobyte od obce	Okresný úrad, odbor všeobecnej vnútornej správy, do ktorého obvodu patrí matrika alebo obec
Matričný doklad z Osobitnej matriky (udalosť zapísaná v zahraničí)	Ministerstvo vnútra SR
Doklad o štátnom občianstve, živnostenský list	Ministerstvo vnútra SR
Maturitné vysvedčenie, diplom, výpis výsledkov štúdia	Ministerstvo školstva, výskumu, vývoja a mládeže SR
Vysvedčenie zo strednej zdravotníckej školy, doklad o kvalifikácii zo Slovenskej zdravotníckej univerzity	Ministerstvo zdravotníctva SR
Doklad o vojenskej službe	Ministerstvo obrany SR
Rozhodnutie okresného súdu, notárska zápisnica, overený podpis či overená kópia od notára, listina exekútora, znalecký posudok	Krajský súd, v obvode ktorého listinu vydali alebo osvedčili
Úradný (súdny) preklad	Krajské súdy
Rozhodnutie krajského súdu alebo Najvyššieho súdu	Ministerstvo spravodlivosti SR
Výpis z registra trestov, výpis z katastra, listiny daňového úradu, doklady obchodných komôr a všetko ostatné	Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí SR

Zdroj: vlastné spracovanie podľa https://www.minv.sk/?apostille

Najskôr apostila, až potom súdny preklad

Apostilu si vybavte ešte predtým, ako dáte dokument preložiť. Úradný prekladateľ totiž musí preložiť celú listinu aj s touto doložkou, aby finálny preklad zodpovedal originálu. Ak by ste apostilu pridali až dodatočne, v preklade by vám chýbala a s najväčšou pravdepodobnosťou by ste museli dať urobiť celý preklad znovu.

Ak potrebujete napríklad úradný preklad do nemčiny, obráťte sa na prekladateľa zapísaného v zozname Ministerstva spravodlivosti SR pre nemecký jazyk. Zároveň si vopred overte, či prijímajúci úrad uzná úradný preklad vyhotovený na Slovensku.

Preklad obsahuje prekladateľskú doložku a podľa spôsobu vyhotovenia sa pripája k originálu alebo príslušnej kópii dokumentu. Ak cieľová krajina vyžaduje aj apostilu na preklade, jeho vyššie overenie zabezpečí príslušný krajský súd.

Niektoré krajiny apostilu na preklade nevyžadujú. Iné zase uznávajú len preklad od vlastného súdneho prekladateľa, takže slovenský preklad by bol zbytočný výdavok.

Pri superlegalizácii je ešte reťaz dlhšia. Listinu overí nadriadený slovenský úrad, potom konzulárny odbor ministerstva zahraničných vecí a nakoniec veľvyslanectvo krajiny, kde ju použijete. Preklad a jeho overenie sa vkladajú medzi tieto kroky podľa požiadaviek konkrétneho veľvyslanectva. Presný postup si preto vyžiadajte priamo od neho.

Zahraničný doklad sa overuje v krajine, kde ho vydali, nie na Slovensku

Slovenský úrad apostilu na cudzí diplom či rodný list nedá, pretože nemôže potvrdiť podpis cudzieho úradníka. Postup je zrkadlový k tomu vyššie:

1. Apostilu si vybavte v štáte vydania, na úrade, ktorý tam na to určili. Ak krajina nie je v Haagskom dohovore, nasleduje superlegalizácia na tamojšom ministerstve zahraničných vecí a na slovenskom veľvyslanectve v tej krajine.
2. Dajte doklad preložiť do slovenčiny úradnému prekladateľovi zapísanému v slovenskom zozname. Slovenské úrady spravidla vyžadujú práve takýto preklad.

Pre doklady o osobnom stave z inej krajiny EÚ platí rovnaká úľava ako opačným smerom. Apostilu netreba, namiesto prekladu môžete priložiť viacjazyčný štandardný formulár a slovenský úrad musí prijať aj overený preklad vyhotovený v inom členskom štáte.

Typický príklad: študovali ste v USA a na Slovensku žiadate o viazanú živnosť. Diplom dáte apostilovať v štáte, kde sídli vaša univerzita, potom ho tu dáte úradne preložiť a až s tým idete na živnostenský úrad. Uznanie samotného vzdelania je pritom samostatný proces, ktorý apostila nenahrádza.

Akých chýb sa vyvarovať?

• Preklad pred apostilou: Ak dáte dokument preložiť skôr, než naň dostanete apostilu, doložka bude v preklade chýbať a vy budete musieť platiť za nový preklad dvakrát.
• Apostila na obyčajnú fotokópiu: Krajský súd vám neoverí len tak narýchlo vytlačenú kópiu ani kópiu prekladu. Vždy musíte predložiť originál, prípadne kópiu oficiálne osvedčenú notárom.
• Starý formát dokladu: Staršie dokumenty vydané ešte bývalými československými úradmi už slovenské orgány na vyššie overenie nemusia prijať. Niektoré zahraničné úrady navyše neakceptujú rodné, sobášne či úmrtné listy staršie ako šesť mesiacov. V takom prípade si radšej vopred vyžiadajte nový matričný doklad.
• Zlý úrad: Ak vám listinu vydal napríklad krajský súd, ten istý krajský súd vám na ňu apostilu nedá. Vždy si najprv radšej skontrolujte v zozname, ktorý konkrétny úrad má v kompetencii overiť práve váš dokument.
• Vybavovanie na poslednú chvíľu: Získanie apostily trvá zvyčajne niekoľko dní, pri superlegalizácii to však môžu byť aj týždne. Nechajte si radšej dostatočnú časovú rezervu, najmä ak vás tlačí termín svadby či nástup do novej práce v zahraničí.

(inz.)